Bir teklifin işi, ikna etmek değil; iki tarafın aynı şeyi anladığını kanıtlamaktır. Bunu beceremeyen teklifler işi kazanır ama projeyi kaybeder. Aşağıdaki on madde, bizim gönderdiğimiz her teklifin iskeletidir.
Aynı maddeler, elinizdeki teklifleri karşılaştırırken de işinize yarar. İki teklifte de "müşteri yönetimi, raporlama ve yönetim paneli" yazıyor ve fiyatlar çok farklıysa, fark genellikle bu başlıkların arkasındaki tanımlanmamış işten gelir.
Kapsam dışını yazmayan bir teklif, teklif değil; ertelenmiş bir anlaşmazlıktır.
01Sorun, kapsam ve kapsam dışı
Teklif, müşterinin cümleleriyle yazılmış bir sorun tanımıyla başlar. Bunu kendi kelimelerimizle yazarsak, yanlış anladığımız yer hemen görünür — bu iyidir, çünkü sözleşmeden önce görünür.
Ardından kapsam maddeler halinde gelir; her madde teslim edilebilir bir şeydir, bir niyet değil. Üçüncü madde ise en çok atlanan maddedir: kapsam dışı. "Bu sürümde mobil uygulama yok", "içerik girişi müşteride", "üçüncü parti entegrasyon lisansı dahil değil". Bu listeyi yazmak zordur ve tam olarak bu yüzden değerlidir.
02Aynı başlığın arkasındaki işi sorun
"Bir CRM istiyoruz" yerine "teklif takibinde hangi müşteriye ne zaman dönüleceğini kaçırıyoruz" demek daha iyi bir başlangıçtır. Problem netleştiğinde gerekli ekranlar ve bildirimler de somutlaşır; kullanılmayacak modüllere bütçe ayırmak zorunda kalmazsınız.
"Raporlama var" ifadesi tek başına yeterli değildir. Hangi veriler, hangi tarih aralığında, hangi kullanıcı tarafından görülecek? Dışa aktarım gerekiyor mu? Muhasebe, depo, ödeme veya satış sisteminizle bağlantı isteniyorsa entegrasyonun yalnız adı değil; veri akışının yönü, teknik erişim koşulları ve hata durumunda yapılacak işlem de teklif kapsamına girmelidir.
03Takvim, kilometre taşları ve müşteri sorumlulukları
Takvimi hafta numaralarıyla değil, kilometre taşlarıyla veriyoruz: "tasarım onayı", "iç sürüm", "kabul testi", "canlıya alma". Her kilometre taşının bir çıktısı ve bir onay sahibi vardır. Tarihler bu taşlara asılır, taşlar tarihe değil.
Beşinci madde müşteri sorumluluklarıdır ve gecikmelerin çoğu buradan çıkar: logo ve marka dosyaları, alan adı erişimi, muhasebe entegrasyonu için yetki, içerik metinleri, test için gerçek örnek veri. Teklifte bunları tarih vererek yazmak kimseyi suçlamak için değil, iki tarafın da planlayabilmesi içindir.
04Aşamalı teslimde ilk çalışır sürümü sorun
İlk çalışır sürümde hangi işi yapabileceğinizi sorun. Örneğin bir servis işletmesi önce iş emri oluşturma, teknisyen atama ve durum takibini kullanabilir; kapsamlı analizler sonraki aşamada ele alınabilir. Bu temsilî bir örnektir; doğru sıra işletmenizin önceliklerine göre belirlenir. İlk sürümü küçük ve tamamlanmış tutmanın yöntemini MVP ile yazılım fikri nasıl daha kısa sürede kullanıma açılır yazımızda anlattık.
Değişikliklerin nasıl yönetileceği de teklifte yer almalıdır. Geliştirme sırasında yeni fikirler çıkması doğaldır; fakat her yeni isteği mevcut tarihin içine görünmez biçimde eklemek güvenilir değildir. Değişikliğin maliyet, süre ve diğer özellikler üzerindeki etkisi gösterilmelidir.
05Veri, yetki ve kaynak kod koşulları
Personel, yönetici ve müşteri aynı bilgileri görmemelidir. Verilerin aktarımı, yedeklenmesi, kaynak kod teslimi ve üçüncü taraf lisansları açıkça konuşulmalıdır. Proje bittiğinde hangi dosyaların ve erişimlerin teslim edileceğini önceden bilmek önemlidir; bunun bizdeki karşılığını anahtar teslim yazılımda teslim paketi yazımızda ayrıntılandırdık.
06Fiyat, ödeme planı, garanti ve teslim
Fiyat, kilometre taşlarına bağlanmış bir ödeme planıyla birlikte verilir; takvime değil. Para birimi, KDV durumu ve döviz kurunun hangi güne göre sabitleneceği açıkça yazılır — AB müşterileri için bu tek satır, sonradan yapılan yazışmaların yarısını ortadan kaldırıyor.
Son üç madde garanti süresi ve neyi kapsadığı, teslim paketinin içeriği, ve teklifin geçerlilik tarihi. Geçerlilik tarihi baskı kurmak için değil; üç ay sonra gelen bir "hâlâ geçerli mi" sorusuna dürüst cevap verebilmek içindir.
Hata düzeltme, yeni özellik geliştirme ve bakım farklı işlerdir. "Destek dahil" gibi geniş bir cümle yerine kapsamı ve iletişim yöntemini isteyin. Anahtar teslim kapsamımızda, kararlaştırılan yazılımı teknik gereksinimleri karşılayan sunucuya kurup test ederek çalışır teslim etmeyi esas alırız. Teslimden itibaren 12 ay hata düzeltme garantisi sunarız; yeni özellikler ayrıca değerlendirilir. Standart destek çalışma saatlerinde yürütülür; ayrı bir 24 saat destek paketi ve ayrı bir yıllık bakım anlaşması ise isteğe bağlı olarak değerlendirilir. Özel yazılım geliştirme hizmetimizi bu kapsam tanımıyla sunuyoruz.
07Teklifleri karşılaştırırken bu yedi maddeyi arayın
- Çözülecek problemin, satın alınacak modül listesinden önce yazılmış olması
- Kapsama dahil kullanıcı senaryolarının veri, tarih aralığı ve yetkiyle tanımlanması
- Entegrasyonların yön, erişim ve hata durumuyla birlikte açıklanması
- İlk çalışır sürümde hangi işin tamamlanacağının ve kabul ölçütünün yazılması
- Veri aktarımı, yetkiler, kaynak kod teslimi ve lisansların açıkça belirtilmesi
- Değişiklik taleplerinin maliyet ve süreye etkisinin nasıl gösterileceği
- Garanti, destek ve bakımın ayrı ayrı tanımlanması
Yazan
Paradigma7 ekibi
Ürün, mühendislik ve operasyon
Ankara merkezli, Avrupa için yazılım geliştiren bir ekibiz. Burada yazdıklarımız teorik değil; müşteri projelerinde kurduğumuz süreçlerin kendisi.
Hakkımızda