Die Aufgabe eines Angebots ist nicht zu überzeugen, sondern zu belegen, dass beide Seiten dasselbe verstehen. Angebote, die daran scheitern, gewinnen den Auftrag und verlieren das Projekt. Die folgenden zehn Punkte sind das Gerüst jedes Angebots, das wir versenden.
Dieselben Punkte helfen Ihnen auch dabei, vorliegende Angebote zu vergleichen. Steht in beiden Angeboten „Kundenverwaltung, Berichte und Verwaltungspanel“ und weichen die Preise stark voneinander ab, liegt der Unterschied meist in der nicht näher definierten Arbeit hinter diesen Überschriften.
Ein Angebot ohne „nicht enthalten“ ist kein Angebot, sondern ein vertagter Streit.
01Problem, Umfang und was nicht dazugehört
Ein Angebot beginnt mit der Problembeschreibung in den Worten des Kunden. Formulieren wir sie mit unseren, wird jedes Missverständnis sofort sichtbar — und zwar vor dem Vertrag.
Dann der Umfang als Liste — jeder Punkt ein Ergebnis, keine Absicht. Der dritte Punkt wird am häufigsten übersprungen: was nicht dazugehört. „Keine mobile App in diesem Release“, „Inhaltspflege beim Kunden“, „Lizenzen für Drittanbieter nicht enthalten“. Diese Liste zu schreiben ist unangenehm — genau deshalb ist sie wertvoll.
02Fragen Sie nach der Arbeit hinter derselben Überschrift
Statt „Wir wollen ein CRM“ ist „Wir verlieren den Überblick, welchen Kunden wir bei der Angebotsverfolgung wann zurückrufen müssen“ ein besserer Ausgangspunkt. Sobald das Problem klar ist, werden auch die nötigen Bildschirme und Benachrichtigungen konkret — und Sie zahlen nicht für Module, die Sie nie nutzen werden.
Die Angabe „Berichte sind enthalten“ reicht allein nicht aus. Welche Daten, für welchen Zeitraum und für welche Nutzer sichtbar? Wird ein Export benötigt? Wenn eine Anbindung an Ihre Buchhaltung, Ihr Lager, Ihr Zahlungs- oder Vertriebssystem gewünscht ist, gehört nicht nur der Name der Integration in das Angebot, sondern auch die Richtung des Datenflusses, die technischen Zugangsvoraussetzungen und das Vorgehen im Fehlerfall.
03Zeitplan, Meilensteine und Kundenpflichten
Wir geben den Zeitplan in Meilensteinen statt Wochennummern an: Designfreigabe, interne Version, Abnahmetest, Go-live. Jeder Meilenstein hat ein Artefakt und eine benannte freigebende Person. Termine hängen an den Meilensteinen, nicht umgekehrt.
Der fünfte Punkt sind die Kundenpflichten — Ursache der meisten Verzögerungen: Markendateien, Domainzugang, Zugangsdaten für die Buchhaltungsanbindung, Texte, realistische Testdaten. Diese mit Terminen ins Angebot zu schreiben dient nicht der Schuldzuweisung, sondern der Planbarkeit für beide Seiten.
04Fragen Sie bei stufenweiser Lieferung nach der ersten funktionierenden Version
Fragen Sie, welche Arbeit Sie mit der ersten funktionierenden Version bereits erledigen können. Ein Dienstleistungsunternehmen könnte zum Beispiel zunächst Aufträge anlegen, Techniker zuweisen und den Status verfolgen; umfassende Auswertungen folgen dann in einer späteren Phase. Dies ist ein exemplarisches Beispiel — die richtige Reihenfolge richtet sich nach den Prioritäten Ihres Unternehmens. Wie Sie die erste Version klein und dennoch vollständig halten, beschreiben wir in unserem Beitrag Mit dem MVP-Ansatz schneller an den Markt.
Auch der Umgang mit Änderungswünschen sollte im Angebot festgehalten sein. Dass während der Entwicklung neue Ideen entstehen, ist normal; jede neue Anforderung unsichtbar in den bestehenden Termin einzuarbeiten, ist jedoch nicht seriös. Die Auswirkung einer Änderung auf Kosten, Zeitplan und andere Funktionen muss aufgezeigt werden.
05Daten-, Rechte- und Quellcode-Bedingungen
Mitarbeitende, Führungskräfte und Kunden sollten nicht dieselben Informationen sehen. Datenübertragung, Datensicherung, Quellcode-Übergabe und Lizenzen von Drittanbietern müssen ausdrücklich besprochen werden. Wichtig ist, im Voraus zu wissen, welche Dateien und Zugänge bei Projektabschluss übergeben werden; wie wir das handhaben, beschreiben wir in unserem Beitrag Das Übergabepaket einer schlüsselfertigen Software.
06Preis, Zahlungsplan, Gewährleistung und Übergabe
Der Preis kommt mit einem an Meilensteine gebundenen Zahlungsplan, nicht an den Kalender. Währung, Umsatzsteuerbehandlung und der Stichtag für die Kursfixierung stehen ausdrücklich dabei — bei EU-Kunden erspart diese eine Zeile die Hälfte des späteren Schriftverkehrs.
Die letzten drei Punkte: Gewährleistungszeitraum und Umfang, Inhalt des Übergabepakets und das Ablaufdatum des Angebots. Das Ablaufdatum ist kein Druckmittel — es erlaubt eine ehrliche Antwort, wenn drei Monate später jemand fragt, ob das Angebot noch gilt.
Fehlerbehebung, die Entwicklung neuer Funktionen und Wartung sind unterschiedliche Leistungen. Fragen Sie statt einer pauschalen Formulierung wie „Support inklusive“ nach dem genauen Umfang und dem Kommunikationsweg. In unserem schlüsselfertigen Angebot installieren, testen und übergeben wir die vereinbarte Software funktionsfähig auf einem Server, der die technischen Anforderungen erfüllt. Ab der Übergabe gewähren wir zwölf Monate Gewährleistung für Fehlerbehebungen; neue Funktionen werden gesondert bewertet. Der Standard-Support erfolgt zu den Geschäftszeiten; ein separates 24-Stunden-Supportpaket und eine separate jährliche Wartungsvereinbarung können bei Bedarf zusätzlich vereinbart werden. Unseren Service für individuelle Softwareentwicklung bieten wir mit diesem Leistungsumfang an.
07Achten Sie beim Vergleich von Angeboten auf diese sieben Punkte
- Dass das zu lösende Problem vor der Liste der zu kaufenden Module beschrieben ist
- Dass die enthaltenen Nutzerszenarien mit Daten, Zeitraum und Berechtigungen definiert sind
- Dass Integrationen mit Richtung, Zugriff und Verhalten im Fehlerfall beschrieben sind
- Dass festgelegt ist, welche Arbeit in der ersten funktionierenden Version fertig ist, und nach welchem Kriterium sie abgenommen wird
- Dass Datenübertragung, Rechte, Quellcode-Übergabe und Lizenzen ausdrücklich genannt sind
- Dass klar ist, wie sich Änderungswünsche auf Kosten und Zeitplan auswirken
- Dass Gewährleistung, Support und Wartung getrennt voneinander definiert sind
Geschrieben von
Das Paradigma7-Team
Produkt, Entwicklung und Betrieb
Wir sind ein Team aus Ankara und entwickeln Software für Europa. Nichts davon ist Theorie: Es sind die Prozesse, die wir in Kundenprojekten tatsächlich fahren.
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