Wenn ein Angebot in vier Versionen über drei E-Mail-Verläufe verteilt ist, liegt das Problem im Prozess, nicht in der Software. Im Portal erhielt jedes Angebot eine Nummer, jede Überarbeitung wurde eine neue Version, alte Versionen wurden archiviert statt gelöscht.
Der Vertrag wird aus dem angenommenen Angebot vorbefüllt. Der Kunde liest ihn im Portal, lädt das PDF herunter und bestätigt. Der Freigabedatensatz speichert Nutzer, Zeit, IP, Browser und den SHA-256-Hash der Datei. Wird eine qualifizierte Signatur benötigt, lässt sich ein Signaturanbieter an dieselbe Struktur anschließen.
Kursieren vier Versionen eines Angebots, liegt das Problem im Prozess, nicht in der Software.
01Ein Link, eine Wahrheit
Wir versenden keine Anhänge mehr. Wir senden einen Link, und dieser zeigt stets die gültige Fassung. Ältere Versionen bleiben erreichbar, aber als „archiviert“ gekennzeichnet, mit Hinweis auf die ablösende Version.
Das sichtbarste Ergebnis dieser kleinen Änderung: Der Satz „welche Version hast du?“ ist aus Vertriebsgesprächen verschwunden. Meetings beginnen jetzt mit dem Inhalt des Angebots.
02Ein Nachweis, über den sich später nicht streiten lässt
Die Datei im Moment der Freigabe zu hashen ist der günstigste Nachweis, dass sie danach unverändert blieb. Ergibt dieselbe PDF heute denselben Hash, sprechen beide Seiten über denselben Text.
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Das Paradigma7-Team
Produkt, Entwicklung und Betrieb
Wir sind ein Team aus Ankara und entwickeln Software für Europa. Nichts davon ist Theorie: Es sind die Prozesse, die wir in Kundenprojekten tatsächlich fahren.
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