Yurt dışından EUR veya USD tahsilat yapan bir Türk ajansı için asıl risk ödeme değil, faturadır. Ödeme günü ile belge günü farklı olduğunda hangi kurun uygulanacağı belirsizleşir ve mali müşavir her belgeyi elle kontrol etmek zorunda kalır.
Bizim kuralımız basit: ödeme başarılı olsa bile sistem fatura kesmez. Kayıt "yönetici onayı bekliyor" durumuna düşer. Yetkili kişi onayladığı an, o günkü TCMB döviz alış kuru çekilir ve fatura kaydına kalıcı olarak yazılır. Kur servisine ulaşılamazsa fatura oluşturulmaz; tahmini kurla belge düzenlenmez.
Bu akış müşteri tarafında da görünür: ödeme ekranında "fatura kesimi yönetici onayına tabidir" notu yer alır, fatura hazır olduğunda panelde ve e-postada belirir. Şeffaflık, güvenin en ucuz yoludur.
Tahmini kurla belge düzenlemeyiz. Kur servisi susuyorsa fatura da bekler.
01Bir fatura kaydında ne saklıyoruz
Her kayıtta işlem para birimi ve tutarı, uygulanan kur, kurun kaynağı ve çekildiği zaman damgası, onaylayan kullanıcı ve TRY karşılığı ayrı alanlarda tutulur. Hepsi ayrı alanlardır çünkü sonradan "bu rakam nereden geldi" sorusunun cevabı tek bir satırda okunabilmelidir.
Kur alanı yazıldıktan sonra değiştirilemez. Bir düzeltme gerekirse yeni bir belge düzenlenir, eskisi iptal kaydıyla birlikte arşivde kalır. Muhasebede "üzerine yazmak" diye bir şey yoktur.
02Onay kuyruğu neden bir özelliktir, gecikme değil
İlk bakışta insan onayı otomasyona ters gelir. Pratikte tersini gördük: kuyruk, ayın sonunda mali müşavirin yaptığı düzeltme sayısını neredeyse sıfıra indirdi. Yöneticinin tek tıklaması, sonradan üç kişinin yazışmasını önlüyor.
Kuyruk boş kalmasın diye bir de sessiz bekleme alarmı var: bir kayıt yirmi dört saatten uzun süredir onay bekliyorsa, ilgili yöneticiye hatırlatma gider. Süreçlerin çürüdüğü yer, kimsenin bakmadığı listelerdir.
Yazan
Paradigma7 ekibi
Ürün, mühendislik ve operasyon
Ankara merkezli, Avrupa için yazılım geliştiren bir ekibiz. Burada yazdıklarımız teorik değil; müşteri projelerinde kurduğumuz süreçlerin kendisi.
Hakkımızda