Wanneer een voorstel in vier versies verspreid raakt over drie e-mailthreads, ligt het probleem bij het proces, niet bij de software. Eenmaal verplaatst naar het portaal kreeg elk voorstel een nummer, werd elke revisie een nieuwe versie, en werden oude versies gearchiveerd in plaats van verwijderd.
Het contract wordt vooraf ingevuld op basis van het geaccepteerde voorstel. De klant leest het in het portaal, downloadt de PDF en keurt goed. Het goedkeuringsrecord bewaart gebruiker, tijdstip, IP-adres, browser en de SHA-256-hash van het bestand. Wanneer een gekwalificeerde handtekening vereist is, sluit een ondertekenprovider aan op dezelfde structuur.
Als er vier versies van een voorstel circuleren, ligt het probleem bij het proces, niet bij de software.
01Eén link, één waarheid
Wij versturen geen bijlagen meer. Wij sturen één link, en die link toont altijd de actuele versie. Oudere versies blijven bereikbaar, maar zijn gelabeld als 'gearchiveerd', met een notitie welke versie ze heeft vervangen.
Het meest zichtbare resultaat van die kleine verandering: de zin 'welke versie heb jij?' verdween uit verkoopgesprekken. Vergaderingen beginnen nu met de inhoud van het voorstel.
02Een record dat achteraf niet meer te betwisten is
Het hashen van het bestand op het moment van goedkeuring is de goedkoopste manier om te bewijzen dat het daarna niet is gewijzigd. Berekent u vandaag de hash van hetzelfde PDF-bestand opnieuw en komt u op dezelfde waarde uit, dan hebben beide partijen het over precies dezelfde tekst.
Geschreven door
Het Paradigma7-team
Product, engineering en operations
We zijn een op Ankara gebaseerd team dat software voor Europa bouwt. Niets hier is theorie: dit zijn de processen die we werkelijk op klantprojecten uitvoeren.
Over ons