Voor een Turks bureau dat EUR of USD uit het buitenland ontvangt, zit het echte risico niet in de betaling maar in de factuur. Wanneer de betaaldatum en de documentdatum verschillen, wordt onduidelijk welke koers geldt, en eindigt de boekhouder met het handmatig controleren van elk document.
Onze regel is eenvoudig: zelfs als een betaling slaagt, geeft het systeem geen factuur uit. Het record krijgt de status 'wacht op goedkeuring door manager'. Zodra een bevoegd persoon goedkeurt, wordt de aankoopkoers van de centrale bank van die dag opgehaald en permanent op de factuur vastgelegd. Is de koersendienst onbereikbaar, dan wordt geen factuur aangemaakt; er wordt nooit iets uitgegeven op een geschatte koers.
De flow is ook zichtbaar voor de klant: het betaalscherm vermeldt dat facturering onderworpen is aan goedkeuring door een manager, en de factuur verschijnt in het portaal en per e-mail zodra deze klaar is. Transparantie is de goedkoopste weg naar vertrouwen.
Wij geven nooit een document uit op basis van een geschatte koers. Zwijgt de koersendienst, dan wacht de factuur.
01Wat wij vastleggen op een factuurrecord
Elk record bewaart de transactievaluta en het bedrag, de toegepaste koers, de bron van die koers en het tijdstip waarop deze is opgehaald, de goedkeurende gebruiker, en het TRY-equivalent — allemaal in aparte velden. Ze zijn gescheiden omdat het antwoord op 'waar komt dit getal vandaan' later in één regel leesbaar moet zijn.
Eenmaal vastgelegd, is het koersveld onveranderlijk. Is een correctie nodig, dan wordt een nieuw document uitgegeven en blijft het oude in het archief staan met zijn annuleringsrecord. In de boekhouding bestaat overschrijven niet.
02Waarom de goedkeuringswachtrij een functie is, geen vertraging
Op het eerste gezicht lijkt menselijke goedkeuring het tegenovergestelde van automatisering. In de praktijk zagen wij het omgekeerde: de wachtrij bracht het aantal correcties dat onze boekhouder aan het einde van de maand moet doen terug tot bijna nul. Eén klik van een manager voorkomt later een e-mailwisseling tussen drie personen.
Om te voorkomen dat de wachtrij vastloopt, is er een stille verouderingsmelding: staat een record langer dan vierentwintig uur te wachten, dan krijgt de verantwoordelijke manager een herinnering. Processen verrotten in de lijsten waar niemand naar kijkt.
Geschreven door
Het Paradigma7-team
Product, engineering en operations
We zijn een op Ankara gebaseerd team dat software voor Europa bouwt. Niets hier is theorie: dit zijn de processen die we werkelijk op klantprojecten uitvoeren.
Over ons