Cuando una propuesta tiene cuatro versiones repartidas en tres hilos de correo, el problema es el proceso, no el software. Al trasladarla al portal, cada propuesta recibió un número, cada revisión se convirtió en una nueva versión, y las versiones antiguas se archivaron en lugar de eliminarse.
El contrato se rellena previamente a partir de la propuesta aceptada. El cliente lo lee en el portal, descarga el PDF y lo aprueba. El registro de aprobación guarda el usuario, la hora, la IP, el navegador y el hash SHA-256 del archivo. Cuando se requiere una firma cualificada, un proveedor de firma se conecta a esa misma estructura.
Si hay cuatro versiones de una propuesta circulando, el problema es el proceso, no el software.
01Un enlace, una sola verdad
Ya no enviamos archivos adjuntos. Enviamos un único enlace, que siempre muestra la versión actual. Las versiones anteriores siguen siendo accesibles, pero etiquetadas como «archivada», con una nota que indica qué versión las sustituyó.
El resultado más visible de ese pequeño cambio: la frase «¿qué versión tienes tú?» desapareció de las llamadas comerciales. Las reuniones ahora empiezan con el contenido de la propuesta.
02Un registro que después no se puede discutir
Aplicar un hash al archivo en el momento de la aprobación es la forma más barata de demostrar que no se alteró después. Si hoy recalcula el hash de ese mismo PDF y obtiene el mismo valor, ambas partes están hablando del mismo texto.
Escrito por
El equipo de Paradigma7
Producto, ingeniería y operaciones
Somos un equipo con sede en Ankara que construye software para Europa. Nada aquí es teoría: estos son los procesos que realmente ejecutamos en proyectos de clientes.
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